Algemene voorwaarden

1.1 CijferGrip is een dienst van Syntens Solutions B.V. In deze voorwaarden noemen we deze rechtspersoon de opdrachtnemer of “wij”. Syntens Solutions B.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 90372174. De overige bedrijfsgegevens staan in de opdrachtbevestiging.

1.2 De opdrachtgever is de persoon of onderneming die ons opdracht geeft; hierna “je”. Deze voorwaarden zijn opgesteld voor dienstverlening aan ondernemers in de uitoefening van hun beroep of bedrijf.

1.3 De opdracht omvat de werkzaamheden die schriftelijk zijn afgesproken, zoals boekhouding, belastingaangiften, jaarstukken, salarisadministratie, financieel advies en toegang tot ons financiële pakket.

1.4 Alle opdrachten worden uitsluitend aan Syntens Solutions B.V. verstrekt, ook als een bepaalde medewerker de werkzaamheden uitvoert. Voor zover wettelijk toegestaan sluiten we de toepassing van artikel 7:404 en artikel 7:407 lid 2 BW uit. De aansprakelijkheidsbeperkingen in deze voorwaarden gelden mede ten behoeve van onze bestuurders, medewerkers en ingeschakelde hulppersonen, die zich daarop als derdenbeding kunnen beroepen.

2.1 Deze voorwaarden gelden voor onze offertes en overeenkomsten wanneer ze vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan je beschikbaar zijn gesteld. Alleen een bezoek aan deze website maakt ze niet van toepassing.

2.2 De overeenkomst komt tot stand zodra de offerte of opdrachtbevestiging schriftelijk, ook per e-mail, is aanvaard. Daarin staan het pakket, de werkzaamheden, het tarief en de startdatum. Een contactaanvraag is geen opdracht.

2.3 Schriftelijke afspraken in de opdrachtbevestiging gaan voor op deze voorwaarden. Andere voorwaarden van de opdrachtgever wijzen wij uitdrukkelijk af, voor zover dat rechtsgeldig kan. Afwijkingen leggen we schriftelijk vast.

2.4 Een offerte vermeldt de werkzaamheden, wat wel en niet is inbegrepen, de tarieven, eventuele eenmalige kosten en de geldigheidsduur. Zonder vermelde geldigheidsduur is het aanbod 30 dagen geldig. Daarna bevestigen we eerst of het aanbod nog geldt. Prijzen zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld.

2.5 De offerte is gebaseerd op de verstrekte informatie. Als de opdracht wezenlijk anders of uitgebreider blijkt, bespreken we een aangepaste offerte. Meerwerk of een wijziging van het pakket voeren we pas uit na jouw schriftelijke akkoord over de werkzaamheden en kosten.

2.6 Kennelijke schrijf- of rekenfouten waaraan je redelijkerwijs geen rechten kunt ontlenen, corrigeren we zo snel mogelijk. Een offerte verplicht ons niet om toekomstige opdrachten tegen hetzelfde tarief uit te voeren.

3.1 We voeren de opdracht zorgvuldig en naar beste vermogen uit. Onze dienstverlening is een inspanningsverplichting: we garanderen geen belastingbesparing, financiering of ander financieel resultaat.

3.2 We stemmen de werkzaamheden af op je rechtsvorm en het gekozen pakket. Een dienst is alleen inbegrepen als die in de opdrachtbevestiging staat. Bij een VOF leggen we vast welke aangiften van de vennoten we verzorgen; bij salarisadministratie welke medewerkers en werkzaamheden onder de opdracht vallen.

3.3 Alle maandpakketten omvatten een onbeperkt aantal inkoop- en verkoopfacturen. Er geldt geen maximum per maand of jaar. Aanvullende werkzaamheden buiten de afgesproken opdracht voeren we alleen na overleg over de inhoud en kosten uit.

3.4 We mogen medewerkers of geschikte dienstverleners inzetten bij de uitvoering. Daarbij blijven onze verplichtingen tegenover jou gelden. Het inschakelen van een afzonderlijke externe adviseur en de bijbehorende kosten bespreken we vooraf.

3.5 We bepalen de vakinhoudelijke aanpak en houden rekening met tijdige, redelijke aanwijzingen van jou. We spreken af wie welke werkzaamheden uitvoert, welke informatie en goedkeuring nodig zijn en welke termijnen gelden. Een planning is een richttermijn, tenzij uitdrukkelijk een bindende termijn is afgesproken. Wettelijke aangiftetermijnen blijven leidend. Voorzienbare vertraging melden we zo snel mogelijk.

3.6 Adviezen zijn gebaseerd op de beschikbare gegevens en geldende regels op het moment van uitvoering. We bespreken voor de opdracht relevante onduidelijkheden in aangeleverde informatie. De opdracht omvat geen accountantscontrole, assuranceverklaring of specifiek fraudeonderzoek. Bij aanwijzingen voor onregelmatigheden handelen we volgens onze wettelijke verplichtingen en informeren we je voor zover dat is toegestaan.

3.7 Wijzigingen in je onderneming, personeel, rechtsvorm of fiscale situatie meld je tijdig. De gevolgen voor planning, werkzaamheden en kosten leggen we samen vast. Het aantal facturen is op zichzelf geen reden voor een toeslag binnen het maandpakket.

4.1 Je levert de benodigde gegevens, documenten, toegang en machtigingen tijdig, volledig en in de afgesproken vorm aan. Je bent verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die je verstrekt.

4.2 We laten weten welke informatie we nodig hebben en wanneer. Ontbrekende of te laat aangeleverde informatie kan de planning beïnvloeden. We informeren je over de gevolgen en bespreken eventuele extra werkzaamheden en kosten vooraf.

4.3 Je controleert conceptaangiften en jaarstukken en geeft tijdig akkoord wanneer dat nodig is. Belastingen betalen en besluiten nemen over je onderneming blijven jouw verantwoordelijkheid.

4.4 Uitbesteding van de administratie neemt je eigen wettelijke bewaarplicht niet weg. We spreken af wie welke documenten bewaart en zorgen bij beëindiging voor een passende overdracht.

5.1 We behandelen informatie over je onderneming vertrouwelijk. We delen die alleen voor zover dat nodig is voor de opdracht, met jouw toestemming of wanneer een wettelijke verplichting dat vereist.

5.2 Persoonsgegevens verwerken we volgens de AVG en ons privacybeleid. Als we uitsluitend namens jou persoonsgegevens verwerken, bijvoorbeeld voor salarisadministratie, maken we waar nodig aanvullende verwerkersafspraken.

5.3 Waar wettelijke verplichtingen van toepassing zijn, kunnen we om identificatie en aanvullende informatie vragen of gegevens aan bevoegde instanties moeten verstrekken.

6.1 Tarieven zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Het overeengekomen maandbedrag of honorarium staat in de opdrachtbevestiging en hangt niet af van het resultaat van onze werkzaamheden.

6.2 Facturen betaal je binnen 14 dagen na factuurdatum, tenzij we schriftelijk een andere termijn afspreken. We factureren maandpakketten maandelijks.

6.3 Bij zakelijke overeenkomsten ben je na het verstrijken van de overeengekomen betaaltermijn zonder nadere ingebrekestelling in verzuim, voor zover de wet dat toestaat. Vanaf dat moment kunnen we wettelijke handelsrente en wettelijk toelaatbare incassokosten in rekening brengen. Als een aanmaning of aanvullende betaaltermijn wettelijk vereist is, nemen we die in acht.

6.4 Wijzigingen van een maandtarief kondigen we minimaal één maand vooraf schriftelijk aan. Je kunt het abonnement vóór de ingangsdatum van de wijziging beëindigen. Extra werkzaamheden en kosten brengen we alleen in rekening als daar vooraf afspraken over zijn gemaakt.

6.5 Betwist je een factuur, meld dan zo snel mogelijk welk bedrag je betwist en waarom. Een klacht schort de betalingsverplichting op zichzelf niet op. Voor zakelijke opdrachtgevers is verrekening uitgesloten, behalve met een door ons schriftelijk erkende of onherroepelijk door de rechter vastgestelde vordering, voor zover deze uitsluiting rechtsgeldig is.

6.6 Een voorschot of aanvullende zekerheid vragen we alleen als dit vooraf is afgesproken of daarvoor een concrete, redelijke aanleiding bestaat. We lichten de aanleiding, het bedrag en de gevolgen voor de uitvoering schriftelijk toe. Vooruitbetaalde bedragen voor niet uitgevoerde werkzaamheden verrekenen we bij de eindafrekening.

7.1 Maandpakketten lopen voor onbepaalde tijd en zijn maandelijks opzegbaar, met een opzegtermijn van één maand vanaf ontvangst van de opzegging. Er geldt geen minimale jaarlooptijd.

7.2 Je kunt per e-mail opzeggen. Een telefonische opzegging bevestigen we schriftelijk. Wij kunnen een doorlopende opdracht eveneens met een opzegtermijn van één maand beëindigen, voor zover de wet en de omstandigheden dat toelaten.

7.3 Na beëindiging rekenen we de verschuldigde bedragen af en stemmen we de overdracht van je administratie af. We maken duidelijk welke aangiften of jaarwerkzaamheden nog openstaan. Werk na de einddatum voeren we alleen uit na een nieuwe afspraak.

7.4 Bij opzegging door ons houden we rekening met bekende aangiftetermijnen en geven we, waar redelijk mogelijk, tijd om een andere dienstverlener in te schakelen. We bevestigen de einddatum en welke werkzaamheden we tot die datum nog uitvoeren.

7.5 Bij een ernstige tekortkoming kan de andere partij ontbinden als aan de wettelijke voorwaarden is voldaan. Waar herstel mogelijk en een ingebrekestelling vereist is, krijgt de andere partij eerst schriftelijk een redelijke hersteltermijn. Als de wet uitvoering verbiedt, kan eerdere beëindiging noodzakelijk zijn.

7.6 Je eigen documenten en een standaardexport van de bijgehouden administratie stellen we beschikbaar met inachtneming van artikel 8 en onze wettelijke verplichtingen. Aanvullende overdrachtswerkzaamheden, conversies of begeleiding van een opvolgende dienstverlener vallen buiten het maandpakket en worden tegen vooraf meegedeelde tarieven uitgevoerd na opdracht. Verschuldigde bedragen en overeengekomen, uitgevoerde werkzaamheden worden afgerekend.

8.1 Als je essentiële informatie niet aanlevert of opeisbare facturen niet betaalt, kunnen we werkzaamheden proportioneel opschorten na schriftelijke waarschuwing en een redelijke hersteltermijn. We wijzen je daarbij op bekende gevolgen voor aangiftetermijnen.

8.2 Een opschorting geldt alleen voor zover de wet dit toestaat. We houden niet zonder meer jouw originele documenten achter. Bij een ernstige tekortkoming kan beëindiging of ontbinding plaatsvinden volgens de wettelijke regels.

8.3 De omvang en duur van opschorting moeten in verhouding staan tot de tekortkoming. Een kleine achterstand rechtvaardigt niet zonder meer het stilleggen van de gehele opdracht. We bespreken waar redelijk mogelijk een betalingsregeling of andere oplossing en hervatten zodra de aanleiding is weggenomen.

8.4 We vermelden welke werkzaamheden worden opgeschort, vanaf wanneer en wat de bekende gevolgen zijn. We houden rekening met dreigende onherstelbare schade en bieden waar redelijk mogelijk gelegenheid tot overdracht van noodzakelijke stukken. Opschorting geeft geen recht om niet geleverde dienstverlening zonder grondslag door te berekenen. Ook jouw wettelijke opschortingsrechten blijven gelden.

9.1 Ben je ontevreden of zie je een fout? Meld dit zo snel mogelijk met een duidelijke toelichting via info@cijfergrip.nl. We onderzoeken de melding en bespreken een passende oplossing.

9.2 Bij een fout die aan ons kan worden toegerekend, krijgen we waar redelijk de gelegenheid die te herstellen en verdere schade te beperken. Een klacht beperkt je wettelijke rechten niet.

9.3 Een klacht die later wordt gemeld, laat je rechten niet automatisch vervallen. Er geldt geen contractuele vervaltermijn van 30 dagen. Wel blijven de wettelijke klachtplicht en verjaringstermijnen gelden. Bij de beoordeling houden we rekening met het moment waarop je het probleem redelijkerwijs kon ontdekken en met eventueel nadeel door een late melding.

10.1 Onze aansprakelijkheid is beperkt tot directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een aan ons toerekenbare tekortkoming in de overeengekomen werkzaamheden. Voor zover nakoming nog mogelijk is en de wet dat vereist, ontstaat aansprakelijkheid pas nadat je ons schriftelijk in gebreke hebt gesteld, de tekortkoming duidelijk hebt omschreven en een redelijke hersteltermijn hebt gegeven die ongebruikt is verstreken.

10.2 Onze totale aansprakelijkheid per gebeurtenis of samenhangende reeks gebeurtenissen is beperkt tot eenmaal het honorarium exclusief btw dat voor de schadeveroorzakende werkzaamheden in rekening is gebracht. Bij een doorlopend maandpakket bedraagt deze grens maximaal één overeengekomen maandbedrag exclusief btw, zoals dat gold toen de schadeveroorzakende gebeurtenis plaatsvond. Dit maximum geldt voor alle aanspraken uit die gebeurtenis tezamen, ongeacht de juridische grondslag. Een verzekeringsuitkering vergroot deze contractuele grens niet.

10.3 Voor zover wettelijk toegestaan sluiten we aansprakelijkheid voor indirecte schade en gevolgschade uit. Daaronder vallen onder meer gederfde winst, gemiste besparingen, omzetverlies, bedrijfsstagnatie en verlies van zakelijke kansen. Belastingen en andere bedragen die ook bij correcte uitvoering verschuldigd waren, vormen op zichzelf geen door ons veroorzaakte schade.

10.4 We zijn niet aansprakelijk voor schade voor zover die wordt veroorzaakt door onjuiste, onvolledige of te laat verstrekte gegevens, ontbrekende machtigingen of goedkeuringen, of andere handelingen of nalatigheden van jou of derden voor wie jij verantwoordelijk bent. Dit omvat vertraging bij aangiften en deponeringen die daarvan het gevolg is. Onze eigen wettelijke zorgplicht blijft van toepassing.

10.5 Bij een mogelijke fout stel je ons zo snel mogelijk schriftelijk op de hoogte en geef je ons, waar redelijkerwijs mogelijk, gelegenheid tot herstel of beperking van de schade. Je neemt redelijke maatregelen om verdere schade te voorkomen. Kosten voor herstel door een ander worden alleen vergoed als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat en wij waar nodig eerst gelegenheid tot herstel hebben gekregen. Ook die kosten vallen onder de grens van artikel 10.2.

10.6 Je vrijwaart ons tegen aanspraken van derden en daarmee samenhangende redelijke kosten voor zover deze voortvloeien uit jouw onjuiste of onvolledige informatie, jouw schending van wettelijke of contractuele verplichtingen of jouw gebruik van onze rapportages en adviezen buiten het afgesproken doel. Deze vrijwaring geldt niet voor zover de aanspraak voortvloeit uit een tekortkoming die aan ons moet worden toegerekend.

10.7 De uitsluitingen en beperkingen gelden ook voor werkzaamheden van onze medewerkers en hulppersonen en blijven na beëindiging van de opdracht gelden. Zij beperken geen aanspraken van derden die niet aan deze voorwaarden zijn gebonden en sluiten geen wettelijke verplichtingen tegenover toezichthouders uit.

10.8 De uitsluitingen en beperkingen gelden niet bij schade door opzet of bewuste roekeloosheid van onze bedrijfsleiding, voor zover dwingend recht zich ertegen verzet of voor zover een beroep daarop in de concrete omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar is.

11.1 Je mag onze rapportages en adviezen gebruiken voor het doel waarvoor ze zijn opgesteld. Je administratie en de door jou aangeleverde documenten blijven van jou. Rechten op onze eigen software, modellen en algemene werkwijzen blijven bij ons of de betreffende rechthebbende.

11.2 Je houdt inloggegevens vertrouwelijk en meldt vermoedelijk misbruik direct. Voor toegang tot het financiële pakket en een export bij beëindiging maken we praktische afspraken in de opdrachtbevestiging.

12.1 Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Bij een geschil proberen we eerst in overleg een oplossing te bereiken.

12.2 Als dat niet lukt, leggen we het geschil voor aan de volgens de wet bevoegde Nederlandse rechter. Dwingendrechtelijke regels blijven altijd van toepassing.

13.1 Overmacht is een omstandigheid waardoor een partij een verplichting niet kan nakomen en die haar volgens de wet niet kan worden toegerekend. Voorbeelden kunnen zijn een ernstige externe stroom- of netwerkstoring, een natuurramp of een overheidsmaatregel. De gebeurtenis vormt alleen overmacht als de gevolgen buiten de redelijke invloed liggen en uitvoering daadwerkelijk verhinderen.

13.2 Gewone drukte, personeelstekort, betalingsproblemen of een voorzienbare storing vormen op zichzelf geen overmacht. De getroffen partij neemt redelijke maatregelen om de gevolgen te beperken en informeert de andere partij zo snel mogelijk over de oorzaak, de verwachte duur en mogelijke alternatieven.

13.3 Bij tijdelijke overmacht worden alleen de getroffen verplichtingen opgeschort. We maken afspraken over noodzakelijke aangiften, overdracht en hervatting. Niet geleverde werkzaamheden worden niet als uitgevoerd gefactureerd; vooruitbetaalde bedragen daarvoor worden verrekend of terugbetaald.

13.4 Duurt de overmacht langer dan 30 dagen of is uitvoering blijvend onmogelijk, dan kan ieder van ons het getroffen deel schriftelijk beëindigen zonder beëindigingsvergoeding. Wettelijke rechten om eerder te ontbinden blijven bestaan. Correct uitgevoerde werkzaamheden worden naar verhouding afgerekend.

14.1 Voor aanvang en gedurende de opdracht stellen we waar nodig de identiteit van de opdrachtgever, diens vertegenwoordiger en de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) vast en controleren we de vertegenwoordigingsbevoegdheid. Je verstrekt de redelijkerwijs benodigde actuele gegevens en meldt wijzigingen tijdig.

14.2 Waar de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) van toepassing is, voeren we het vereiste cliëntenonderzoek uit. Daarbij kunnen we vragen naar de eigendomsstructuur, het doel van de zakelijke relatie en waar nodig de herkomst van middelen. Verwerking en bewaring vinden plaats volgens de toepasselijke wettelijke regels en ons privacybeleid.

14.3 Kan verplicht cliëntenonderzoek niet worden afgerond of verbiedt de wet dienstverlening, dan mogen of moeten we de opdracht niet starten, opschorten of beëindigen. We informeren je over de gevolgen voor zover wettelijk toegestaan. Waar wettelijk verplicht melden we ongebruikelijke transacties aan FIU-Nederland. Daarbij kan een wettelijk verbod gelden om je over een melding te informeren.

15.1 Wij zijn bevoegd deze algemene voorwaarden eenzijdig te wijzigen of aan te vullen, ook voor lopende zakelijke overeenkomsten. Dit kan onder meer in verband met gewijzigde wetgeving, de inrichting van onze dienstverlening, technische ontwikkelingen, kostenontwikkelingen of het beheersen van bedrijfsrisico’s. We oefenen deze bevoegdheid uit binnen de grenzen van de wet en de redelijkheid en billijkheid.

15.2 We stellen je schriftelijk, bijvoorbeeld per e-mail, op de hoogte van de wijzigingen, de nieuwe tekst en de ingangsdatum. Tussen de kennisgeving en de ingangsdatum zit ten minste één maand. Alleen plaatsing op de website geldt voor een bestaande overeenkomst niet als kennisgeving.

15.3 Als dit wijzigingsbeding rechtsgeldig deel uitmaakt van de overeenkomst, gelden de aangekondigde wijzigingen vanaf de meegedeelde ingangsdatum voor de verdere uitvoering van een lopende opdracht, zonder dat daarvoor telkens afzonderlijk schriftelijk akkoord nodig is. Wijzigingen hebben geen terugwerkende kracht en verminderen geen reeds ontstane aanspraken.

15.4 Je kunt een doorlopend maandpakket opzeggen volgens artikel 7. De aankondigingstermijn biedt gelegenheid om vóór de ingangsdatum op te zeggen. Een wijziging geeft op zichzelf geen recht op een vergoeding of terugbetaling van correct uitgevoerde werkzaamheden. Dwingendrechtelijke rechten blijven gelden. Schriftelijk overeengekomen afwijkende afspraken in de opdrachtbevestiging behouden hun voorrang.

15.5 We mogen tarieven aanpassen, onder meer wegens gestegen loon-, software- en overige bedrijfskosten of indexering. We kondigen het nieuwe tarief ten minste één maand vooraf schriftelijk aan volgens artikel 6.4. Een wijziging van werkzaamheden buiten het overeengekomen pakket leggen we afzonderlijk vast; het aantal facturen binnen het maandpakket blijft onbeperkt.

15.6 Deze wijzigingsbevoegdheid ontstaat niet voor een bestaande overeenkomst door uitsluitend deze nieuwe tekst te publiceren. Als een eerdere overeenkomst geen toepasselijk wijzigingsbeding bevat, is eerst een rechtsgeldige afspraak nodig om dit beding daarop van toepassing te maken. Als een bepaling ongeldig blijkt, blijven de overige bepalingen gelden voor zover mogelijk.