Privacybeleid

CijferGrip is een dienst van Syntens Solutions B.V. Deze rechtspersoon is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens voor haar eigen bedrijfsvoering, contactaanvragen en dienstverlening. Je kunt ons bereiken via info@cijfergrip.nl. Het KvK-nummer is 90372174. Ons officiële correspondentieadres vermelden we in de opdrachtbevestiging.

Verwerken we gegevens uitsluitend namens een opdrachtgever, bijvoorbeeld gegevens van medewerkers in de salarisadministratie, dan kan die opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke zijn. We leggen onze rol en verplichtingen dan vast in verwerkersafspraken.

Via het contactformulier ontvangen we je naam, e-mailadres, eventueel telefoonnummer, bedrijfsvorm en bericht. Naam, e-mail en bericht zijn nodig om je aanvraag te behandelen; een telefoonnummer is optioneel. Zonder de noodzakelijke gegevens kunnen we je aanvraag niet goed beantwoorden.

Bij een opdracht kunnen we daarnaast bedrijfs- en factuurgegevens, bankgegevens, financiële documenten, belastinggegevens en correspondentie ontvangen. Voor salarisadministratie kunnen gegevens van medewerkers nodig zijn. We vragen alleen gegevens die relevant zijn voor de opdracht of een wettelijke verplichting.

We ontvangen gegevens rechtstreeks van jou of, met een passende grondslag, van jouw vertegenwoordiger, vorige boekhouder of instanties die bij de opdracht betrokken zijn. Verstuur geen kopie van een identiteitsbewijs, BSN of medische informatie via het algemene contactformulier.

We gebruiken contactgegevens om vragen te beantwoorden en een offerte of opdracht voor te bereiden. Waar je zelf partij bij de overeenkomst bent, doen we dit voor de voorbereiding of uitvoering daarvan. Voor zakelijke contactpersonen gebruiken we ons gerechtvaardigd belang bij zakelijk contact en dienstverlening, waarbij we jouw belangen meewegen.

Gegevens voor boekhouding, aangiften, facturatie en begeleiding verwerken we om de overeenkomst uit te voeren en om toepasselijke wettelijke verplichtingen na te komen. Gegevens die we uitsluitend namens een opdrachtgever gebruiken, verwerken we volgens diens instructies.

Voor beveiliging, foutopsporing en het afhandelen van geschillen kunnen we noodzakelijke gegevens verwerken op basis van ons gerechtvaardigd belang. Als een verwerking toestemming vereist, vragen we die apart. Je kunt toestemming altijd intrekken; dat heeft geen terugwerkende kracht. We gebruiken je contactaanvraag niet automatisch voor nieuwsbrieven.

Het contactformulier slaat je aanvraag met het ontvangsttijdstip op in de database van de website. Daarnaast wordt een e-mail met de aanvraag verstuurd naar ons contactadres. Ook als e-mailverzending mislukt, kan de aanvraag al zijn opgeslagen.

Voor de website, e-mail, administratie en eventuele salarisverwerking kunnen hosting-, e-mail- en softwareleveranciers toegang tot noodzakelijke gegevens hebben. Met leveranciers die namens ons gegevens verwerken, moeten passende verwerkersafspraken worden gemaakt. We verkopen je persoonsgegevens niet.

We verstrekken gegevens aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, KvK of andere bevoegde instanties wanneer de opdracht of wet dat vereist. Waar een leverancier gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, moet daarvoor een geldige AVG-doorgiftegrondslag aanwezig zijn. Vraag ons om informatie over de leveranciers en waarborgen die bij jouw opdracht worden gebruikt.

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze ontvingen. Contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden, bewaren we maximaal 12 maanden na de laatste inhoudelijke communicatie. Dit geldt voor de website-database en de bijbehorende e-mail, tenzij een geschil of wettelijke verplichting langer bewaren noodzakelijk maakt.

Klantdossiers bewaren we zolang dat nodig is voor de opdracht, de afwikkeling daarvan en toepasselijke wettelijke verplichtingen. Voor onze fiscaal verplichte administratie geldt in beginsel een bewaartermijn van 7 jaar. Voor bepaalde gegevens, zoals relevante btw-gegevens over onroerende zaken, geldt 10 jaar.

Voor gegevens die we namens een opdrachtgever verwerken, spreken we bewaren, teruggeven en verwijderen af in de verwerkersovereenkomst. Gegevens die alleen voor een geschil nodig zijn, bewaren we tot dat geschil en de toepasselijke wettelijke termijnen zijn verstreken.

We gebruiken Google Analytics 4 (meet-ID G-D75GQ9S661) om na jouw toestemming het gebruik van de website te analyseren, zoals bezochte pagina’s, verkeersbronnen en interacties. De Google-tag wordt pas geladen nadat je Analytics toestaat. Advertentieopslag, advertentiepersonalisatie en Google Signals zijn in onze tag uitgeschakeld. De hostingomgeving kan daarnaast noodzakelijke technische gegevens verwerken om de website te leveren en te beveiligen.

De website laadt lettertypen via Google Fonts. Je browser maakt daarvoor verbinding met Google, waarbij onder meer je IP-adres en technische verzoekgegevens kunnen worden doorgegeven. Meer informatie over die verwerking vind je in het privacybeleid van Google: https://policies.google.com/privacy.

Je kunt Analytics weigeren of je toestemming intrekken via Cookievoorkeuren onderaan het scherm. We bewaren je keuze maximaal 180 dagen in je browser. Bij intrekking stoppen we Analytics voor volgende bezoeken en verwijderen we de toegankelijke Analytics-cookies op ons domein. Eerder rechtmatig verwerkte gegevens worden daarmee niet automatisch verwijderd. Google Analytics gebruikt onder meer _ga-cookies, die standaard maximaal twee jaar kunnen blijven bestaan. Google kan gebruiks- en apparaatgegevens verwerken; eventuele doorgifte buiten de EER vereist passende AVG-waarborgen. Meer informatie: https://policies.google.com/privacy.

We moeten passende technische en organisatorische maatregelen treffen, afgestemd op de gegevens en risico’s, waaronder beperkte toegang en zorgvuldige omgang met vertrouwelijke documenten. Heb je een vermoeden van een datalek? Meld dit via info@cijfergrip.nl.

We nemen op basis van de gegevens uit het contactformulier geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

Afhankelijk van de verwerking kun je inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van je gegevens vragen en bezwaar maken. Verwijdering is niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld als een wettelijke bewaarplicht geldt. Toestemming kun je op ieder moment intrekken.

Stuur je verzoek naar info@cijfergrip.nl. We kunnen noodzakelijke informatie vragen om je identiteit te controleren; stuur niet uit jezelf een volledige kopie van je identiteitsbewijs. We reageren in beginsel binnen één maand. Bij een complex verzoek kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; we informeren je dan binnen de eerste maand.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl. Als je verzoek gegevens betreft die we namens jouw werkgever of een andere opdrachtgever verwerken, helpen we je om het bij de juiste verantwoordelijke neer te leggen.

Bij veranderingen in onze dienstverlening of gegevensverwerking passen we dit privacybeleid aan. Bovenaan staat de datum van de laatste wijziging. Bij wezenlijke wijzigingen informeren we betrokkenen waar dat nodig is.